Многие компании нашли плюсы в дистанционной работе, и решили полностью перейти на удаленный формат. Я тоже руковожу Институтом онлайн-профессий дистанционно, мои сотрудники находится в разных городах и странах. Из практики поделюсь сложностями, с которыми можно столкнуться при организации и управлении такой командой.

Статус сотрудника

Сотрудники должны точно знать свой статус: дистанционная занятость на полный день или нанятый на проект фрилансер. Если это сдельная работа на проекте, например, “напиши мне 5 текстов, а я тебе заплачу”, тогда это фриланс, и нельзя требовать от такого работника полного рабочего дня и оперативной связи в любое время. В этом случае обсуждается режим работы и время, когда можно оперативно обсудить детали заказа. Если сотрудник на дистанционной работе на постоянной основе, определяется точное количество рабочих часов и дней. Это время он полностью посвящает работе, находится на связи и готов выполнять рабочие задачи. Недоразумения и некорректные ожидания могут возникать именно из-за неопределенности.

Решение: Определите статус каждого сотрудника и поставьте команду в известность. Установите для каждой должности рабочий график. Проявляйте требования, исходя исключительно из установленного статуса и графика.

Мотивация сотрудников

Когда ты работаешь в офисе, ты более привязан, мотивирован обстановкой, коллективом, привычкой. На дистанционной работе расторгнуть отношения с работодателем проще. Часто достаточно одного сообщения, что ты больше не хочешь работать или просто блокировки контакта. Вопрос мотивации — горящий, и руководителю приходится прикладывать к этому больше усилий. При этом финансовая сторона вопроса для сотрудника далеко не всегда является определяющей.

Решение: повышайте уровень нематериальной мотивации, создавайте благоприятную атмосферу и здоровую конкурентную среду. Создайте условия для творческой реализации, психологической поддержки, систему нематериального поощрения. Например, продумайте корпоративные мероприятия, системы обучения сотрудников, возможности повышения квалификации, поздравления с днями рождения, поощрения инициатив в виде дней отпуска и так далее.

Организация совместной работы

В офисе наладить коммуникацию в компании проще. В онлайн-бизнесе так же важно настроить процессы взаимодействия с помощью доступных сервисов совместной работы над задачами: Trello, Kanban, Asana, YouGile, WEEEK, Wrike. Небольшие дистанционные команды используют чаты в мессенджерах WhatsApp, Telegram. Должны быть установлены четкие правила и договоренности взаимодействия. В противном случае будут срывы дедлайнов и выполнение проектов окажется сильно затруднено.

Решение: определите, в каком формате вам удобно взаимодействовать, установите четкие правила и выполняйте их всей командой.

Разница во времени

При работе оффлайн с этим вопросом дело обстоит яснее: начинается рабочий день, все сотрудники приходят в офис, проблема разницы во времени между часовыми поясами отсутствует. При работе онлайн дело обстоит иначе. Огромное преимущество дистанционной работы в том, что можно нанять специалистов из самых разных точек мира. Но если не предусмотреть заранее допустимую часовую разницу, можно снизить оперативность рабочих процессов. При этом важно учитывать, что не для всех должностей требуется оперативность. Например, личному ассистенту необходимо быть постоянно на связи, а более автономные должности допускают большую разницу во времени и связь голосовыми сообщениями в удобное время суток.

Решение: при переходе на дистанционный режим работы или при создании удаленной команды оцените допустимую часовую разницу сотрудников, а также необходимость оперативного взаимодействия на каждой конкретной должности. Установите для каждого специалиста допустимое временное отклонение по часовым поясам. Оптимизируйте сотрудников текущей команды и допустимые нормы. Возможно, кого-то необходимо перевести на более подходящую должность внутри команды. Учитывайте данный показатель при найме.

Отсутствие прописанных структуры компании, бизнес-процессов и регламентов.

Бизнес управляем тогда, когда он прозрачен, все процессы задокументированы, а показатели закреплены за конкретным сотрудником. Отсутствие описаний и регламентов сильно усложняет адаптацию новых сотрудников, контроль эффективности, тормозит рост компании.

Решение: создайте структуру компании. Опишите бизнес-процессы, каждый из них должен быть четко регламентирован. Все описания необходимо актуализировать минимум один раз в квартал. Создайте должностные инструкции каждого сотрудника, все должны точно понимать свой функционал. Это важно и для офлайн, и для онлайн компаний.